»

Как грамотно использовать рабочее время, чтобы все успевать

Часто человеку не хватает имеющихся в сутках часов, чтобы выполнить всю необходимую работу. При этом не имеет значения место вашей работы или конкретный вид деятельности. Незаменимыми называют таких сотрудников, которые могут успешно справиться с любой нагрузкой и объемом работы. Однако при этом такие люди вовсе не обладают какими-либо уникальными способностями или возможностями, недоступными остальным. Стать незаменимым сотрудником на своей работе и грамотно организовать рабочее время может каждый человек. Причем повысить собственную производительность можно не в ущерб времени, предназначенного для отдыха. Следуя простым рекомендациям, вы можете работать более эффективно. Для этого, во-первых, нужно научиться грамотно расставлять имеющиеся приоритеты. От умелой их расстановки напрямую зависит степень продуктивности и быстрота выполнения рабочих заданий. Из всей совокупности запланированных на рабочий день дел необходимо отобрать вначале самое важное. Начинать свою работу нужно именно с него. При этом рекомендуется составлять списки всех дел, а галочкой отмечать наиболее важные и первостепенные.

Такой список обязательно нужно составлять накануне вечером или сразу, придя утром на работу. Правильно расставленные приоритеты помогают сохранить время и сконцентрироваться на наиболее важной части дел. Второе правило оптимальной организации своей работы заключается в завершении дел в строго определенные временные рамки. В том случае, если вы точно знаете время, когда вы должны покинуть рабочее место, работа сама собой будет складываться более результативно. Ваше подсознание само выберет важные задания и начнет работу с ними. В-третьих, нужно помнить о том, что от работы человека часто отвлекают телефонные звонки и переговоры. Поэтому важно составить для них определенный график. Не стоит отвлекаться на каждый из телефонных звонков. Лучше в процессе работы запланируйте пятнадцать-двадцать минут, в течение которых вы обзвоните всех, кого нужно. Если вы сосредоточены над выполнением важного дела, то неожиданно зазвонивший телефон лишь отложит достижение результата. Также оптимальным будет завершение всех телефонных переговоров до конца данного трудового дня, чтобы не откладывать их на завтра или на время отдыха.

Четвертое правило эффективной работы заключается в умении решать возникающие проблемы своевременно. Если проблема не сложная и может разрешиться всего за несколько минут, то лучше уделить ей внимание сразу и не откладывать на завтрашний день или на пару часов позже. Но проблема при этом не должна требовать продуманности и тщательного анализа. Если возникшая проблема именно такая, то к ее решению лучше подойти более взвешенно. Обычно серьезные проблемы нельзя разрешить за пару минут. Поэтому приступайте к ним лишь после того, как выполните очередное важное задание. Кроме того на эффективность работы в немалой степени влияет порядок на своем рабочем пространстве и в офисе или кабинете вообще. Порядок во всем вообще способствует ускорению любого процесса, в том числе и рабочего. Ведь иногда поиски какой-то важной бумаги или документа отнимают массу полезного времени. Если в вашем компьютере или на рабочем столе имеются ненужные папки или иные материалы, то избавляйтесь от них сразу. Оставляйте лишь то, что вам может пригодиться каждый день. Научиться планировать свое рабочее время можно, если составить собственное расписание.

Каждый из сотрудников придерживается своего индивидуального распорядка. Так, к примеру, люди, которые привыкли просыпаться рано, гораздо эффективней справятся с имеющейся рабочей нагрузкой утром. Послеобеденное время лучше направить на более монотонные и рутинные дела. Внимательно прислушивайтесь к имеющимся у вас привычкам. Они в немалой степени помогают организовать работу грамотно. На работе могут иметься такие дела, которые являются скучными или не интересными. Приступать к их выполнению всегда трудно. Кроме того похожие и выполняемые ежедневно задания рано или поздно становятся банальной рутиной. Для повышения эффективности своей работы присмотритесь к другим сотрудникам. Проанализируйте, как они справляются с аналогичными заданиями. К скучной работе важно сформировать творческий подход. Так работа пойдет веселее и быстрее. Если в трудовом процессе постоянно возникают новые проблемы, то для них также важно составлять отдельный список. Не стремитесь решить все проблемы и трудности сразу. Это приведет лишь к неэффективной трате сил и ваших ресурсов.

Решайте проблемы до конца. Не переходите к следующей, не решив предыдущую проблему полностью. Также оптимизации рабочего времени способствует нахождение всей нужной информации в одном месте. Такое место должно быть максимально доступным для вас. Это также помогает сэкономить массу времени, обычно затрачиваемого на поиски различных необходимых источников. Многие сотрудники вместо привычных телефонных переговоров предпочитают пользоваться электронной почтой. Это вполне разумно, поскольку на отправку электронных сообщений времени тратится гораздо меньше. Однако подобный вид связи не всегда уместен. Так, если дело обязательно требует предварительного диалога, то связь при помощи электронной почты лишь затянет процесс. Но если дела являются из разряда «рутинных», то электронная почта будет весьма кстати. Вообще, большинство сотрудников не успевают справиться с работой вовремя из-за множества отвлекающих факторов. Поэтому их важно сократить. К ним относятся прежде всего различные посиделки на работе за чашечкой чая и обсуждением сплетен, разговоры не по делу, а также пользование интернетом в личных целях. Попробуйте отказаться от подобных занятий хотя бы один раз и вы будете чрезмерно удивлены тому, какое огромное количество свободного времени теряется даром.

Читайте также

Оставить комментарий:

Вопрос: Что можно увидеть с закрытыми глазами?